En Argentine comme en France, quelques formules automatiques dans les courriels professionnels peuvent donner une impression de distance ou de désintérêt.
Publié en juin 2022 par El Cronista, un journal en ligne argentin, cet article s’appuie sur les conseils de Rebecca Zucker, coach de dirigeants et associée fondatrice du cabinet Next Step Partners, également chroniqueuse pour la Harvard Business Review. Son constat : un message professionnel gagne à être bref, clair et adapté à son destinataire.
Des formules qui affaiblissent le message
Un courriel de travail ne se limite pas à une demande ou à une information. Le ton employé influence aussi la façon dont le destinataire perçoit l’expéditeur. Des phrases répétées par habitude peuvent paraître impersonnelles, froides ou inutilement insistantes.
Rebecca Zucker identifie quatre formulations à manier avec prudence. Elles ne sont pas interdites dans toutes les situations, mais elles risquent de brouiller l’intention du message lorsqu’elles sont utilisées sans tenir compte de la relation professionnelle ou du contexte.
Un bon courriel professionnel indique clairement ce qui est attendu, tout en laissant au destinataire une manière simple de répondre.
« Je ne sais pas si vous avez vu mon dernier courriel »
Cette formule revient souvent lors d’une relance. Or, elle peut être perçue comme un reproche déguisé. La personne a peut-être lu le message, puis l’a laissé de côté faute de temps ou parce qu’elle ne le jugeait pas prioritaire.
L’article cite une enquête d’Adobe Consumer Email selon laquelle 25 % des personnes interrogées considéraient cette phrase comme la plus agaçante dans les échanges professionnels.
Rebecca Zucker conseille de privilégier une relance courte, accompagnée d’une demande précise. L’idée consiste à faciliter la réponse plutôt qu’à souligner l’absence de retour.
- Demander si une mise en relation avec un client est possible ;
- Solliciter un avis sur un texte ou un document ;
- Fixer un délai clair, en précisant ce qui sera retenu sans réponse.
Par exemple, il est possible d’écrire : « Avez-vous des retours sur ce texte ? Sans réponse d’ici vendredi, je considérerai qu’il peut être validé. » Cette formulation exprime l’attente sans placer l’interlocuteur sur la défensive.
« Comme convenu lors de notre échange »
Les expressions telles que « selon notre conversation » ou « comme cela a été discuté » peuvent donner au message un ton très administratif. Elles ont leur place lorsqu’il faut consigner formellement un engagement, un accord ou un élément pouvant avoir une portée juridique.
Dans un échange quotidien, elles peuvent sembler rigides. Rebecca Zucker propose plutôt de repartir d’un élément concret de la discussion : un document transmis, une offre d’emploi évoquée ou une personne à recommander.
Faire référence à un échange précédent est utile ; le faire avec des mots simples rend le message plus naturel.
Une phrase comme « Je vous joins l’article évoqué lors de notre appel » donne immédiatement au destinataire l’information utile. Elle évite aussi de créer une distance inutile dans une relation déjà établie.
« J’espère que ce courriel vous trouve bien »
Cette formule très indirecte correspond à « J’espère que vous allez bien ». Elle peut être sincère lorsqu’elle s’adresse à une personne connue, avec laquelle le contact a été interrompu depuis longtemps. Elle paraît moins convaincante lorsqu’elle ouvre un premier message ou un courriel envoyé à un interlocuteur presque inconnu.
Rebecca Zucker raconte avoir reçu, à la fin de l’année 2020, un message d’une connaissance avec laquelle elle n’avait pas échangé depuis longtemps. Dans le contexte de la pandémie de Covid-19, cette personne écrivait : « J’espère que vous et votre famille allez bien en cette période absolument folle. »
Pour la coach, cette phrase fonctionnait parce qu’elle reconnaissait une situation particulière, marquée par l’anxiété et l’incertitude. Le degré de personnalisation fait donc la différence. Une formule de politesse ne doit pas donner l’impression d’avoir été ajoutée mécaniquement avant d’arriver à l’objet réel du message.
Les signatures automatiques trop impersonnelles
La quatrième habitude concerne les salutations de fin de message générées automatiquement. « Cordialement », « Bien à vous », « Merci » ou « Sincèrement » ne conviennent pas forcément à tous les échanges.
Rebecca Zucker rappelle que la formule doit correspondre à la relation avec le destinataire et au contenu du courriel. Remercier une personne à qui l’on transmet seulement une information peut sembler artificiel. Employer une expression très chaleureuse dans une demande adressée au service financier peut aussi créer un décalage.
Si le message contient une demande, finir par « Merci » reste cohérent. Lorsqu’il s’agit d’une information à transmettre à un collègue, une formule liée à la suite des échanges est souvent plus adaptée :
- « À bientôt » ;
- « À demain en réunion » ;
- « Je reste disponible si besoin » ;
- « Bonne journée ».
Ce que cela change dans les entreprises françaises
En France, aucune règle générale n’impose une formule précise pour les courriels professionnels ordinaires. Les usages varient selon le secteur, la taille de l’entreprise, la hiérarchie et la relation entre collègues. Une administration, un cabinet juridique ou une grande entreprise peuvent conserver des codes plus formels qu’une petite structure ou une équipe habituée aux échanges rapides.
Le principe reste le même : adapter son niveau de formalité. Un premier contact avec un recruteur, un client ou un supérieur hiérarchique justifie généralement un ton plus soutenu. Entre collègues qui travaillent ensemble chaque jour, un message direct et poli suffit souvent.
Dans tous les cas, un courriel peut gagner en efficacité avec trois éléments simples : son objet doit annoncer le sujet, le texte doit préciser l’action attendue et la date limite doit apparaître lorsqu’elle existe. Cette structure réduit les aller-retours et limite le risque qu’une demande se perde parmi d’autres messages.
Une relance utile plutôt qu’une relance accusatrice
La relance constitue l’un des moments les plus délicats de la communication écrite. Un salarié attend parfois une validation, un document ou une réponse qui conditionne son propre travail. Il doit relancer sans laisser entendre que son interlocuteur a commis une faute.
Une méthode consiste à rappeler brièvement le sujet, puis à formuler une question fermée ou une action identifiable. Au lieu d’écrire « Je reviens vers vous », il est possible de préciser : « Pouvez-vous valider la version jointe avant jeudi ? » Le destinataire comprend aussitôt ce qu’il doit faire.
La clarté ne rend pas un courriel froid : elle évite surtout que chacun interprète différemment la demande.
Le choix des mots ne remplace pas la qualité du travail ni une vraie relation professionnelle. Il peut tout de même réduire les malentendus. Une phrase personnalisée, une demande nette et une formule de fin cohérente permettent souvent de faire passer le message avec davantage de respect et d’efficacité.
Je suis Pauline Roussel, journaliste culinaire et consultante en arts de la table depuis plus de quinze ans. Diplomee en management de l’hotellerie-restauration a l’Institut Paul Bocuse et ancienne critique gastronomique pour un guide regional Gault&Millau, j’ai explore cuisines de terroir et tables etoilees. Mon travail m’a menee des bistrots parisiens aux auberges familiales italiennes, avec une attention particuliere pour le lien entre gastronomie, voyage et art de recevoir a la maison. Je partage ici mes experiences concretes, mes methodes d’organisation et mes adresses preferees pour aider chacun a cuisiner mieux et accueillir avec confiance.
L’article « J’espère que tu vas bien » : les 4 phrases à bannir au travail selon Harvard, et ce qu’il faut dire à la place est apparu en premier sur Keops-ingenierie.fr.