Aux États-Unis, une formule de politesse omniprésente dans les courriels professionnels est désormais jugée trop automatique par certains spécialistes.
Publié le 15 juin 2023, un article du magazine économique américain Forbes invite les entrepreneurs et salariés à repenser leurs messages. Son constat porte sur une habitude très répandue : ouvrir un courriel par « J’espère que vous allez bien », sans y ajouter d’attention personnelle.
Une formule polie devenue mécanique
Écrire « J’espère que vous allez bien » semble, à première vue, irréprochable. La phrase marque une intention courtoise et peut éviter une entrée en matière trop abrupte. Pourtant, son usage massif lui ferait perdre une grande partie de sa valeur.
Dans la tribune publiée par Forbes, un membre du Forbes Communications Council, une communauté américaine de professionnels de la communication, estime recevoir en moyenne quatre messages quotidiens commençant par cette formule ou une variante proche. Il peut s’agir de courriels, de messages privés ou de textos envoyés par des personnes qu’il connaît.
À force d’être copiée et collée, la formule peut donner l’impression d’un geste obligé plutôt que d’une attention réelle.
L’auteur de la tribune considère que cette phrase ne transmet aucune information utile. Elle ne dit rien du motif du message, de la relation entretenue avec le destinataire ou de l’attention portée à sa situation. Elle peut aussi sembler peu sincère lorsqu’elle précède immédiatement une demande professionnelle.
Le problème ne résiderait donc pas dans la politesse elle-même, mais dans le décalage entre les mots employés et le contenu réel de l’échange. Une personne qui écrit espérer que son interlocuteur va bien sans lui poser de question, ni faire référence à un élément précis, risque de paraître distante.
Pourquoi certains destinataires s’en lassent
Dans les boîtes de réception très sollicitées, les mêmes tournures reviennent sans cesse. Les dirigeants, indépendants et salariés qui reçoivent des dizaines de courriels chaque jour lisent rapidement les premières lignes afin d’identifier l’objet du message.
Or, une formule générale peut retarder l’information attendue. Si le lecteur cherche à savoir s’il s’agit d’un rendez-vous, d’un dossier à valider, d’une relance ou d’une réponse urgente, il préférera souvent une entrée en matière directe.
Selon l’analyse relayée par Forbes, cette habitude présente plusieurs limites :
- elle est si fréquente qu’elle devient interchangeable ;
- elle ne montre pas forcément que l’expéditeur connaît son destinataire ;
- elle peut occuper une ligne sans faire avancer l’échange ;
- elle peut sembler artificielle si le courriel contient ensuite une demande immédiate ;
- elle ne permet pas de se distinguer dans une messagerie saturée.
Le membre du Forbes Communications Council va jusqu’à expliquer qu’il peut lever les yeux au ciel en lisant ce type d’accroche. Il précise aussi qu’il efface automatiquement les messages indésirables qui débutent par cette phrase. Son propos relève d’une préférence professionnelle, pas d’une règle absolue : dans certains échanges, notamment personnels, cette attention reste parfaitement adaptée.
Privilégier une ouverture claire et adaptée
La solution proposée est simple : commencer par le prénom ou le nom de la personne, puis annoncer clairement l’objet du message. Une salutation brève suffit souvent. « Bonjour », « Bonsoir » ou « Bonjour Madame » permettent d’ouvrir le courriel sans simuler une proximité qui n’existe pas.
Lorsque la relation le permet, une phrase personnalisée peut avoir davantage de sens. Il peut s’agir d’un échange récent, d’un événement connu ou d’un projet commun. Cette personnalisation doit rester authentique et ne pas servir de détour avant une sollicitation.
Des exemples plus directs
Voici des formulations qui permettent d’aller rapidement au but tout en conservant un ton courtois :
- « Bonjour Claire, je vous écris au sujet de notre rendez-vous de mardi. »
- « Bonjour Monsieur Martin, pourriez-vous me confirmer la réception du document ? »
- « Bonjour Léa, merci pour votre retour sur le dossier. »
- « Bonjour, je me permets de revenir vers vous concernant ma candidature. »
- « Bonjour Paul, comment s’est passée votre présentation ? »
Le dernier exemple ne convient que si la présentation est un fait connu de l’expéditeur. C’est précisément ce détail concret qui rend la question plus crédible qu’une formule générale répétée dans chaque message.
En France, aucune formule n’est imposée dans les courriels
En France, il n’existe pas de règle juridique imposant une phrase d’ouverture précise dans les courriels professionnels ordinaires. Les usages varient selon le secteur, la hiérarchie, le degré de proximité entre collègues et la nature de la demande.
Dans une administration, une candidature ou un premier contact avec un client, une formule sobre reste souvent appréciée. « Bonjour Madame », « Bonjour Monsieur » ou « Bonjour » suivi du nom peuvent convenir. Le corps du message doit ensuite annoncer rapidement le contexte et l’action attendue.
La formule de fin compte aussi dans la perception d’un courriel. Dans un cadre très formel, elle peut être plus développée. Entre collègues habitués à travailler ensemble, un simple « Bien cordialement » ou « Merci, bonne journée » suffit fréquemment. L’enjeu est d’ajuster le niveau de formalité, sans tomber dans un langage trop froid ni trop familier.
Le risque d’un message trop abrupt
Abandonner « J’espère que vous allez bien » ne signifie pas supprimer toute marque de considération. Un message réduit à une injonction, sans bonjour ni formule de courtoisie, peut être perçu comme sec. Cela vaut particulièrement lors d’un premier échange ou d’une relance sensible.
Un courriel efficace donne dès les premières lignes le nom du destinataire, le contexte et la raison précise du contact.
Un objet explicite complète cette démarche. « Validation du devis », « Disponibilités pour un entretien » ou « Relance concernant le dossier » aide le destinataire à comprendre l’objectif avant même l’ouverture du message. Cette clarté peut limiter les échanges inutiles et accélérer la réponse.
Une question personnalisée peut faire la différence
Dans les relations professionnelles suivies, prendre des nouvelles reste pertinent lorsque la question correspond à une situation réelle. Après un congé, un déplacement, une intervention ou un événement difficile connu de tous, quelques mots adaptés peuvent renforcer la qualité de l’échange.
Le critère n’est pas la longueur de l’introduction, mais sa cohérence. Une salutation brève, suivie d’une demande claire et d’un ton respectueux, sera souvent mieux reçue qu’une formule très polie utilisée machinalement.
Je suis Pauline Roussel, journaliste culinaire et consultante en arts de la table depuis plus de quinze ans. Diplomee en management de l’hotellerie-restauration a l’Institut Paul Bocuse et ancienne critique gastronomique pour un guide regional Gault&Millau, j’ai explore cuisines de terroir et tables etoilees. Mon travail m’a menee des bistrots parisiens aux auberges familiales italiennes, avec une attention particuliere pour le lien entre gastronomie, voyage et art de recevoir a la maison. Je partage ici mes experiences concretes, mes methodes d’organisation et mes adresses preferees pour aider chacun a cuisiner mieux et accueillir avec confiance.
L’article « J’espère que vous allez bien » : pourquoi les experts conseillent d’arrêter de commencer vos e-mails par cette formule est apparu en premier sur Keops-ingenierie.fr.